Teamassistenz (m/w/d)

Die FITKO (Föderale IT-Kooperation) - Digitale Verwaltung. Intelligent vernetzt. Verwaltung und Start-up - passt das zusammen? Wir sagen ja! Die FITKO (Föderale IT-Kooperation) mit derzeit rund 130 Mitarbeiter:innen wurde konzipiert, um als schlanke, agile und spezialisierte Unterstützungseinheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland zu koordinieren und voranzutreiben. Als »Umsetzungseinheit« des deutschen IT-Planungsrats stärken wir die Handlungs- und Steuerungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Das geht am besten, wenn Kooperation und Vernetzung auch organisationsintern gelebt werden! Deshalb basiert unsere Zusammenarbeit auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung. Wir sind ein vielfältiges und engagiertes Team mit flachen Hierarchien und den unterschiedlichsten Hintergründen. Ob Biolog:in, Informatiker:in oder Theaterwissenschaftler:in: Uns eint die Motivation zur digitalen Verwaltung. In dem Aufbaustab für die Steuerungseinheiten des Nationalen Once-Only-Technical System (NOOTS) der FITKO koordinieren wir die Umsetzung der Registermodernisierung - dem größten Digitalisierungsvorhaben der Öffentlichen Verwaltung. Wir ermöglichen die politische Steuerung durch den IT-Planungsrat und tragen dazu bei, eine schlanke, moderne und digitale Verwaltung zu ermöglichen. Für die Erfüllung unserer Aufgaben suchen wir deshalb einen kreativen Kopf mit viel Teamgeist und Selbstorganisation, für den klassische Verwaltung und innovative Methoden keinen Widerspruch darstellen.

Teamassistenz (m/w/d)

Frankfurt am Main
Unternehmen: Föderale IT-Kooperation (FITKO)

Aufgabe:

Du bist zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen und stellst eigenständig reibungslose Abläufe im Arbeitsalltag sicher. Die eigenverantwortliche Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Veranstaltungen - intern wie extern - liegt in deinem Verantwortungsbereich, inklusive Reisemanagement. Du übernimmst die strukturierte Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie die eigenständige Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und bei Bedarf die Protokollführung. Aufgaben im Informations- und Dokumentenmanagement bearbeitest du eigenständig und entwickelst bestehende Ablagestrukturen und Prozesse bedarfsgerecht weiter. Du behältst Fristen, Wiedervorlagen und relevante Arbeitsstände im Blick und stellst deren Nachverfolgung zuverlässig sicher. In enger Abstimmung mit Teams, Führungskräften sowie internen und externen Stakeholdern koordinierst du Abläufe und trägst aktiv zu effizienten und verlässlichen Prozessen bei. Je nach Einsatzbereich unterstützt du auch auf Leitungsebene bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben in einem anspruchsvollen und dynamischen Umfeld.

Qualifikation:

Abgeschlossenes Bachelorstudium in Verwaltungsmanagement, Wirtschaftsmanagement, BWL o.ä. alternativ entsprechende Kenntnisse, die in mindestens dreijähriger Berufserfahrung in einer entsprechend qualifizierten Tätigkeit erworben wurden (bspw. als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation, Bürokaufmann/ -kauffrau,). Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Organisationsbereich konntest du bereits sammeln und möchtest diese gezielt einbringen. Der sichere Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie idealerweise mit Tools für Dokumenten-, Wissens- oder Aufgabenmanagement ist für dich selbstverständlich Organisationsstärke, eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten, zeichnen dich aus. Kommunikationsstärke sowie eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift (Deutsch, C2-Niveau) bringst du mit. Teamorientierung, Servicebewusstsein und Freude an der Zusammenarbeit in einem dynamischen Umfeld sind für dich selbstverständlich. Ein hohes Maß an Verlässlichkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen rundet dein Profil ab.

Wir bieten:

Eine (zunächst) auf 2 Jahre befristete Stelle Eingruppierung bis in die Entgeltgruppe E10 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen ( TV-H ). Familienfreundliche Arbeitsbedingungen Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub Eine moderne Arbeitsumgebung Kostenfreies Jobticket | Büros mit ergonomischem Arbeitsplatz (höhenverstellbare Schreibtische) | Workspace und Kreativraum | Diensthandy | 1. Klasse bei Dienstreisen | EGYM Wellpass Weiterentwicklung Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung |Gelegenheiten zur Vernetzung, z.B. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima »Du« statt »Sie« | Afterwork- und Teamevents | flache Hierarchien | wertebasierte Arbeitskultur |viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team Eine spannende Aufgabe Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Möglichkeit, die Arbeitskultur der Zukunft für den öffentlichen Dienst zu schaffen bzw. auszuprobieren

Bewerben unter:
Föderale IT-Kooperation (FITKO)
Zum Gottschalkhof 3, 60594 Frankfurt (GPS: 8.703, 50.10)

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