Teamassistenzen Bauabteilung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen. Die Abteilung Forschungsbau und Infrastruktur übernimmt die fachkundige Bauherrenvertretung der Max-Planck-Gesellschaft. Wir beraten die Institute in grundsätzlichen Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten und legen das auf die jeweilige Bauaufgabe abgestimmte Vorgehen in der Planungsphase fest. Zur Unterstützung unserer Referate im Bereich Baubetreuung als auch im Referat Technik suchen wir zwei zuverlässige und motivierte Teamassistenzen.

Teamassistenzen Bauabteilung

München
Unternehmen: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.

Aufgabe:

Postbearbeitung und -verteilung Allgemeiner Telefondienst sowie Bearbeitung zentral eingehender E-Mails Digitale Ablage und Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem Erstellung und Bearbeitung von Schreibarbeiten (Individual- und Serienbriefe, Vermerke, Korrekturlesen) Protokollführung bei Besprechungen Organisation und Koordination von Besprechungen inklusive Bewirtungsmanagement Terminplanung und -koordination für Mitarbeitende (Outlook), auch bei Abwesenheiten Raumreservierungs- und Raumbelegungsmanagement für Besprechungen und Arbeitsplätze Pflege der zentralen Adressdatenbank der Bauabteilung (Outlook) Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG-Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG Bürgschaftsmanagement und Datenpflege in Excel Urlaubsvertretung für andere Sekretariate der Abteilung

Qualifikation:

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann*frau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein effizientes Zeitmanagement mit hoher Priorisierungsfähigkeit Hohe Team- und Kommunikationskompetenz Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden. Was Sie von uns erwarten können Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeiten

Bewerben unter:
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Hofgartenstraße 8, 80539 München (GPS: 11.58, 48.14)

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