Vorstandsassistenz / Sekretär (m/w/d)

in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Wir bieten Ihnen

Sicherheit

• eine attraktive Vollzeitstelle
• einen unbefristeten, sicheren Arbeitsplatz - auch nach Umsetzung der Krankenhausreform
• Zusicherung eines festen Dienstortes mit freier Standortwahl: Klinik Bogen oder Mallersdorf
• strukturierte Einarbeitung
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, u. a. betriebliche Altersvorsorge

Wertschätzung

• Vergütung nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst
• Prämien für Betriebszugehörigkeit
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung, z. B. Zuschüsse für gesundheitsfördernde Kurse, Zuschuss Fitnessstudiobeitrag
• Fahrradleasing für Klinikpersonal

Entwicklungsmöglichkeiten

• durch die Schnittstellentätigkeiten in den Bereichen QM, interner Kommunikation und Eventmanagement
• umfassende Fort- und Weiterbildungsangebote

Ein positives Arbeits- und Lebensumfeld

• flexible Arbeitszeitmodelle
• ein freundliches und kollegiales Team
• Einkaufsvorteile regional und überregional
• kostenloses Parken in Kliniknähe
• hohe Lebensqualität mit sehr guter Verkehrsanbindung (A3, B20, B8 für Bogen, B15neu für Mallersdorf) an die umliegenden Städte Straubing, Regensburg, Landshut und Deggendorf
• familienfreundliche Lage: alle weiterführenden Schulen vor Ort

Ihr Profil

Fachliche Qualifikation

• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Gesundheitsbereich
• sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten-, Bewerbermanagement- und Intranetsystemen wünschenswert

Organisatorische und methodische Kompetenzen

• sehr gute Organisations-, Zeit- und Priorisierungskompetenz mit entsprechendem Durchsetzungsvermögen
• sicheres Fristen-, Wiedervorlagen- und Nachverfolgungsmanagement
• Fähigkeit zur strukturierten Aufbereitung von Unterlagen
• sorgfältige und regelkonforme Dokumentenführung

Kommunikations- und persönliche Kompetenzen

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten auf allen Ebenen
• hohe Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Sonstige Anforderungen

• sicheres Verständnis für die Einhaltung von TVöD-, Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie zeitliche Flexibilität im Rahmen der Vorstandstätigkeit

Ihre Aufgaben

• Organisation, Koordination und Verwaltung von Terminen der Vorstandschaft (inkl. Priorisierung, Abstimmung und Nachverfolgung)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungs- und Besprechungsterminen (Abfragen und Versand der Agenda, Unterlagen, Protokolle)
• zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand, Führungskräften, Chefärzt*innen, Pflegedirektion, Verwaltung sowie externen Ansprechpartnern
• Bearbeitung des Schriftverkehrs der Vorstandschaft (intern/extern)
• Koordination von Anfragen und Anliegen an die Vorstandschaft sowie eigenständige Klärung organisatorischer Themen
• Reiseorganisation für Vorstandsmitglieder (Terminplanung, Buchungen, Abrechnungen)
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, z. B. interne Sitzungen, Besuche externer Partner, offizielle Termine, öffentliche Veranstaltungen
• Pflege und Verwaltung von Akten, Unterlagen und Dokumenten (digital und analog) unter Beachtung der geltenden Datenschutz- und Compliance-Vorgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen (z. B. PowerPoint, Word, Excel)
• Fristen- und Wiedervorlagenmanagement für Beschlüsse, Anfragen und Genehmigungsprozesse
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Verwaltungsrat, Träger, Ministerien oder Behörden
• vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen unter Wahrung der Diskretion
• Bearbeitung von Feedback aus der Patientenbefragung und Online-Bewertungsportalen: Weiterleitung an die betreffenden Abteilungen, intern abgestimmte Beantwortung
• Bewerbungsweiterleitung und -bearbeitung aus dem Bewerbermanagementsystem für Abteilungen ohne eigenes Sekretariat
• Intranetpflege, v. a. im Bereich Termine, Neuigkeiten und Protokolle

Wir freuen uns auf Sie

Konnten wir Ihr Interesse wecken? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und stehen für Rückfragen gern zur Verfügung.

Ihre Ansprechperson

Vorstände Kreiskliniken Bogen-Mallersdorf

Christian Schwarz und Nannette Baumann

Mussinanstraße 8

94327 Bogen

Tel. 09422 822-563